Protocolo del registro de jornada

Borrador pendiente de revisión por la asesoría legal. Puede cambiar antes de que la aplicación sustituya a la herramienta actual.

Este protocolo explica cómo se organiza el registro diario de jornada que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores en las sociedades del grupo que usan esta aplicación.

Cómo se registra la jornada

• Cada persona ficha su propia jornada desde la aplicación, en el ordenador o en el móvil, con su cuenta de Google de la empresa. Nadie puede fichar por otra persona.
• Se registran la entrada, la salida y las pausas, con su tipo. Al entrar se indica la modalidad: presencial, teletrabajo o itinerante.
• La hora la pone el servidor, no el dispositivo. También se guarda la dirección IP de la conexión, solo como indicio de si se ficha desde una oficina. No se usa la ubicación del móvil.
• Si la modalidad indicada no encaja con la IP, el fichaje se marca para que lo revise el responsable, sin impedir fichar.
• La aplicación calcula cada día el tiempo trabajado, las pausas y la diferencia con el horario asignado, y cada mes el exceso de jornada.

Cómo se corrige

• Un fichaje nunca se borra ni se modifica. Una corrección es un registro nuevo que remite al original, y los dos se conservan.
• Cada persona pide la corrección desde «Registro», con un motivo. La decide su responsable directo o, si no lo hay, RR. HH. Si el responsable la rechaza, la persona puede pedir que la revise RR. HH., que decide de forma definitiva.
• RR. HH. puede corregir de oficio, con motivo, y la persona recibe un aviso.
• Al terminar cada mes, cada persona revisa su resumen y lo confirma o indica qué no está bien. Con el mes cerrado, solo RR. HH. corrige, y la corrección queda marcada como posterior al cierre.
• El registro y su auditoría van encadenados con huellas (hashes) que se verifican cada día, de forma que cualquier alteración se detectaría.

Quién accede

• Cada persona ve su registro y sus totales, y descarga una copia cuando quiera.
• Cada responsable ve el registro de las personas que dependen de él.
• RR. HH. ve el registro de toda la plantilla para gestionarlo y cerrarlo.
• La representación legal de los trabajadores y la Inspección de Trabajo lo reciben cuando lo piden, en un formato que se puede abrir y tratar (CSV).
• Cada consulta del registro de otra persona queda anotada: quién, qué y cuándo.

Cuánto tiempo y dónde se guarda

• El registro se conserva cuatro años, también después de la baja.
• Al causar baja, RR. HH. le envía su registro y sus nóminas a su correo personal.
• Los datos se alojarán en la Unión Europea. [Pendiente: proveedor y ubicación concretos.]

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